🪄 המחברת שמתמלאת מעצמה

מחברת Gemini Notebook (מה שהכרנו פעם בשם NotebookLM) היא כלי נפלא: מכניסים לתוכה מקורות - מסמכים, הקלטות, סרטונים, אתרים - ואפשר לשאול אותה שאלות, לבקש סיכומים, ליצור ממנה פודקאסט או מצגת. אבל יש בה נקודה אחת מתישה: כל מקור צריך להוסיף בעצמך.

מי שמקליט שיעור כל יום, מי שמקבל סיכומי פגישות כל שבוע, מי שסורק דפים מהספרייה - מגלה מהר מאוד שהוא מבלה זמן רב בגרירת קבצים מכאן לשם. ולכן השאלה שחוזרת שוב ושוב היא פשוטה: אפשר לגרום למקורות להצטרף למחברת לבד?

התשובה היא כן - והיא פשוטה הרבה יותר ממה שנדמה.

הפתרון בנוי משני כלים של גוגל שעובדים יחד.

הראשון הוא המחברת עצמה - המקום שבו המקורות נאספים ושבו עובדים איתם.

השני הוא Workspace Studio - סטודיו לבניית אוטומציות בתוך עולם גוגל. אין צורך לכתוב בו שורת קוד אחת: בונים בו "תהליך" מקוביות מוכנות, והוא רץ ברקע ומבצע את העבודה במקומנו.

הרעיון כולו נשען על משפט אחד: כאשר קורה משהו - תעשה משהו. כאשר נכנס קובץ חדש לתיקייה בדרייב - תוסיף אותו כמקור למחברת. זה הכול. מכאן והלאה, כל קובץ שנשמר בתיקייה מגיע למחברת בתוך שניות.

הצעד הראשון הוא לפתוח מחברת חדשה ב-Gemini Notebook. כדאי לתת לה שם שמסביר בדיוק מה היא עושה, למשל "מחברת שמקבלת מקורות בצורה אוטומטית". זה נשמע מיותר, אבל כשיש עשרות מחברות - שם ברור חוסך הרבה בלבול.

בשלב הזה המחברת ריקה לגמרי, בלי אף מקור. זה בדיוק המצב שאנחנו רוצים: כך יהיה קל לראות, בעוד כמה דקות, שהקסם באמת עובד.

הצעד השני הוא לפתוח בגוגל דרייב תיקייה חדשה, למשל "תיקיית מקורות לנוטבוק". מכאן והלאה זו תהיה תיבת הדואר של המחברת: מה שנכנס לתיקייה - נכנס למחברת.

אין חובה לפתוח תיקייה חדשה. אפשר להצביע על כל תיקייה קיימת: תיקיית ההקלטות של הפגישות בארגון, תיקיית הסריקות, תיקייה שאליה הטלפון מגבה תמונות. הבחירה כולה שלכם.

יש שתי דרכים להגיע ל-Workspace Studio. הראשונה - להקליד בדפדפן את הכתובת studio.workspace.google.com. השנייה, הנוחה יותר - מתוך Gmail: בראש המסך מופיע סמל של הסטודיו, ולחיצה עליו פותחת אותו מיד.

בפעם הראשונה הסטודיו ריק. מי שכבר בנה בו תהליכים יראה אותם כאן ברשימה, כל אחד עם מתג שמראה אם הוא פעיל.

בצד המסך יש כפתור פלוס כחול. לחיצה עליו פותחת תהליך אוטומטי חדש וריק.

בתהליך החדש יש שני חלקים שצריך למלא. החלק הראשון הוא המתחיל (Starter) - האירוע שגורם לאוטומציה לרוץ. החלק השני הוא הצעד (Step) - מה שקורה בפועל כשהאירוע מתרחש. מתחילים תמיד מהמתחיל.

רשימת המתחילים ארוכה ומגוונת. אפשר להפעיל תהליך בזמן קבוע - כל בוקר, כל שעה. אפשר להפעיל אותו כשמגיע מייל, כשמישהו מצטרף לצ'אט, כשמגיעה הודעה בצ'אט, ועוד ועוד.

למטרה שלנו בוחרים את המתחיל הפשוט ביותר: כאשר נוסף קובץ חדש לתיקייה.

קל לדמיין למה זה כל כך שימושי. נניח שכל ההקלטות של הפגישות בארגון נשמרות לתיקייה אחת, ורוצים מחברת אחת שמכירה את כולן - שאפשר לשאול אותה "מה הוחלט בפגישה של יום שלישי?". עם המתחיל הזה, כל הקלטה חדשה מצטרפת אליה מעצמה.

עכשיו בוחרים מה יקרה. גם כאן יש מבחר עצום של פעולות - כל כך הרבה, שאפשר היה להקדיש להן ספר שלם. בין כולן יש קבוצה של פעולות למחברות, ובתוכה הפעולה שאנחנו מחפשים:

Add a source to Gemini Notebook - הוספת מקור למחברת

בוחרים את הפעולה, ומיד מתבקשים לומר לאיזו מחברת להוסיף. בוחרים את המחברת שפתחנו - "מחברת שמקבלת מקורות בצורה אוטומטית".

אחר כך בוחרים את סוג המקור. אפשר להוסיף אתרי אינטרנט, סרטוני יוטיוב, טקסט מועתק ועוד. אנחנו הולכים על הקלאסי: קובץ מגוגל דרייב.

ברגע הזה הסטודיו מסמן את הצעד הראשון באדום. משהו חסר.

מה חסר? לא אמרנו לו לאיזו תיקייה להקשיב. המתחיל יודע שהוא מחכה ל"קובץ חדש בתיקייה" - אבל באיזו תיקייה? חוזרים אל המתחיל, בוחרים את הדרייב, ובתוכו את התיקייה שפתחנו.

מיד כשהתיקייה נבחרה, האדום נעלם. הסטודיו בודק את שני הצעדים, רואה שכל אחד מהם יודע בדיוק מה לעשות - ושהקובץ שנכנס בצעד הראשון הוא הקובץ שנשלח למחברת בצעד השני.

נשאר רק ללחוץ על Turn on - להפעיל את התהליך - ולתת לו שם. שם פשוט וברור עדיף, למשל "הוספת קבצים לנוטבוק".

מרגע זה התהליך חי. הוא מופיע ברשימת האוטומציות, ובשקט, ברקע, הוא מחכה לקובץ הראשון.

מתחיל אחד, פעולה אחת, תיקייה אחת - וזה כל מה שצריך.

לפני הבדיקה כדאי לוודא ששני הצדדים ריקים: המחברת בלי אף מקור, והתיקייה בדרייב בלי אף קובץ. כך לא יהיה שום ספק מאיפה הגיע המקור שיופיע בעוד רגע.

בסטודיו, בתוך התהליך, יש לשונית פעילות (Activity). כרגע היא מחכה. עוד לא קרה כלום.

נכנסים לתיקייה ויוצרים בה קובץ חדש. לא צריך משהו מיוחד - מסמך גוגל פשוט, בלי שום תוכן חשוב. נותנים לו שם שקל לזהות: "בדיקה בדיקה בדיקה".

הקובץ נוצר. סוגרים אותו. זה כל מה שעושים - לא נוגעים במחברת, לא לוחצים על שום כפתור בסטודיו.

חוזרים לסטודיו, ללשונית הפעילות. ושם זה כבר מופיע: התהליך זיהה שנכנס קובץ חדש לתיקייה, זיהה איזה קובץ הוא - והפעיל את הצעד השני.

זה קורה מהר. מהר מאוד. בין יצירת הקובץ לבין הופעת הפעילות עוברות שניות ספורות.

פותחים את המחברת. הקובץ "בדיקה בדיקה בדיקה" כבר נמצא שם, ברשימת המקורות - והמחברת כבר מעודכנת ומכירה אותו.

בלי להעלות, בלי לגרור, בלי לבחור. רק לשמור קובץ בתיקייה.

זה כל הסוד: Workspace Studio מחובר ל-Gemini Notebook, וכל קובץ שנכנס לתיקייה הופך למקור במחברת.

• הקלטות שיעורים: כל שיעור שמוקלט ונשמר כקובץ שמע בתיקייה הופך למקור, והמחברת מתמללת אותו - ואפשר לשאול אותה על כל שיעור שאי פעם ניתן.
• סיכומי פגישות: מחברת אחת שמכירה את כל הפגישות של הצוות.
• סריקות: דף שמצלמים מהטלפון ונשמר לדרייב מגיע ישר למחברת המחקר.
• חומרי לימוד: כל דף עבודה, מצגת או מאמר שנשמרים לתיקייה מצטרפים למאגר אחד שאפשר לחפש בו ולשאול אותו.

לפעמים קובץ נשמר בתיקייה ולא מופיע במחברת. כמה דברים כדאי לבדוק:

• האם התהליך עדיין מופעל? ברשימת האוטומציות יש מתג - הוא צריך להיות דלוק.
• מה כתוב בלשונית הפעילות? אם הקובץ בכלל לא הופיע שם, המתחיל לא זיהה אותו - אולי הוא נשמר לתיקייה אחרת.
• האם הקובץ גמר לעלות? קובץ גדול שמסונכרן מהמחשב נכנס לדרייב רק כשההעלאה הסתיימה.
• האם המחברת מלאה? למחברת יש מספר מקורות מרבי, ומחברת מלאה לא תקבל עוד.

רוב התקלות נפתרות בהצצה אחת ללשונית הפעילות.

מה שנראה כמו משימה טכנית מסובכת הוא בעצם שלושה צעדים: מחברת, תיקייה, ותהליך אחד ב-Workspace Studio שמחבר ביניהן. אחרי שבונים אותו פעם אחת, הוא עובד לבד - יום אחרי יום, קובץ אחרי קובץ.

והזמן שהתפנה? אפשר להשקיע אותו במה שבאמת חשוב: ללמוד, לשאול, ולהפיק מהמחברת את מה שהיא יודעת לתת.